Einsprüche

Einsprüche gegen Entscheidungen der Zertifizierungsstelle können auf allen Ebenen sowie bezüglich aller Prozesse erfolgen und müssen schriftlich oder zur Niederschrift eingereicht werden. ZDH-ZERT verpflichtet sich, dass die Einreichung, Untersuchung und Entscheidung zu Einsprüchen nicht zu Benachteiligungen des/der Einspruchsführers/-in führen. Weiterhin verpflichtet sich ZDH-ZERT, den Erhalt des Einspruchs zu bestätigen und dem/der Einspruchsführer/-in die Fortschritts- und Ergebnisberichte zukommen zu lassen. Grundsätzlich werden Einsprüche bei ZDH-ZERT von den Personen behandelt, die nicht in den dem Einspruch zugrundeliegenden Sachverhalt einbezogen waren. Das Verfahren zum Umgang mit Einsprüchen enthält die folgenden Elemente und Methoden:

a) Die Entgegennahme eines Einspruchs kann durch jede/-n Mitarbeiter/-in der Zertifizierungsstelle erfolgen. Die Nachverfolgung der Einsprüche erfolgt grundsätzlich durch den/die Qualitätsmanagementbeauftragte/-n bzw., wenn der/die Qualitätsmanagementbeauftragte vom Einspruch betroffen ist, von seinem/ihrem Stellvertreter/-in.
b) Der/die Qualitätsmanagementbeauftragte leitet Maßnahmen zur Untersuchung und Behandlung des Einspruchs ein. Die Entscheidung muss durch den/die Zertifizierungsstellenleiter/-in oder eine zu Zertifizierungsentscheidungen befugte Person getroffen werden, die, nicht in die betroffenen Zertifizierungstätigkeiten einbezogen war, gegebenenfalls nach fachkompetenter Bewertung durch eine/-n im Regelwerk und im technischen Bereich berufene/-n Begutachter/-in, der/die ebenfalls nicht in die betroffenen Zertifizierungstätigkeiten einbezogen war.
c) Notwendige Korrekturmaßnahmen werden gemäß Abschnitt „Korrekturmaßnahmen“ getroffen.
d) Der/die Einspruchsführer/-in wird über den Abschluss und das Ergebnis des Einspruchsverfahrens schriftlich benachrichtigt.

Beschwerden

Beschwerden können sich auf die Zertifizierungstätigkeiten von ZDH-ZERT beziehen oder einen zertifizierten Kunden betreffen und müssen schriftlich oder zur Niederschrift eingereicht werden. Soweit es den/die Beschwerdeführer/-in oder den Anlass der Beschwerde betrifft, unterliegen Beschwerden der Vertraulichkeit. Wie bei Einsprüchen verpflichtet sich ZDH-ZERT, dass die Personen, die die Beschwerde behandeln und entscheiden, vorher nicht in den Beschwerdegegenstand einbezogen waren. Weiterhin verpflichtet sich ZDH-ZERT, den Erhalt der Beschwerde zu bestätigen und dem/der Beschwerdeführer/-in die Fortschritts- und Ergebnisberichte zukommen zu lassen. Beschwerden gegen die Zertifizierungstätigkeiten werden entsprechend dem Prozess „Korrekturmaßnahmen“ abgehandelt.

Wenn die Beschwerde einen zertifizierten Kunden betrifft, muss die Untersuchung der Beschwerde die Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems berücksichtigen. Dazu wird die Beschwerde innerhalb eines angemessenen Zeitraums, der zur Klärung erster Sachverhalte dient, auch an den betreffenden zertifizierten Kunden weitergegeben. Das Verfahren zum Umgang mit Beschwerden über zertifizierte Kunden enthält die folgenden Elemente und Methoden:

a) Die Entgegennahme einer Beschwerde kann durch jede/-n Mitarbeiter/-in der Zertifizierungsstelle erfolgen. Die Behandlung der Beschwerde erfolgt grundsätzlich durch den/die Qualitätsmanagementbeauftragte/-n, bzw. wenn der/die Qualitätsmanagementbeauftragte von der Beschwerde betroffen ist, von seinem/ihrem Stellvertreter/-in.
b) Der/die Qualitätsmanagementbeauftragte prüft die Berechtigung der Beschwerde und leitet angemessene Maßnahmen zur Untersuchung und Behandlung der Beschwerde ein. Um die Beschwerde zu validieren, ist er/sie für das Erfassen und Verifizieren aller erforderlichen Informationen verantwortlich. Die Entscheidung, die dem/der Beschwerdeführer/-in mitzuteilen ist, wird durch den/die Qualitätsmanagementbeauftragte/-n getroffen oder bewertet und freigegeben. Ist der/die Qualitätsmanagementbeauftragte in den Beschwerdegegenstand einbezogen, obliegt dies dem/der Geschäftsführer/-in.
c) Notwendige Korrekturmaßnahmen werden gemäß Abschnitt „Korrekturmaßnahmen“ getroffen.
d) Der/die Beschwerdeführer/-in wird über den Abschluss und das Ergebnis des Beschwerdeverfahrens schriftlich benachrichtigt.
e) Soweit bei Beschwerdefällen mit der Zertifizierungsstelle keine Einigung erzielt wird, hat der/die Beschwerdeführer/-in das Recht, sich an die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) zu wenden.

Mit Abschluss des Beschwerdeverfahrens prüft ZDH-ZERT, in Abstimmung mit dem Kunden und dem/der Beschwerdeführer/-in, ob bzw. bis zu welchem Grad der Gegenstand der Beschwerde sowie dessen Lösung öffentlich zugänglich gemacht werden muss.

Stand: 29.11.2024

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