Schlichtungsordnung

I. Aufgaben des Schlichtungsausschusses

Der Schlichtungsausschuss trifft Entscheidungen über Beschwerden von Auftraggebern/-innen. Darüber hinaus ist er für die Schlichtung von Streitfragen innerhalb des Organisationsgefüges von ZDH-ZERT und seiner Zertifizierungsstelle zuständig, soweit dies in den jeweils einschlägigen vertraglichen oder ordnungsrechtlichen Vorgaben entsprechend vorgesehen ist.

II. Zusammensetzung des Schlichtungsausschusses

1. Der Schlichtungsausschuss wird bei Bedarf konstituiert und besteht aus einem/-r Vorsitzenden und zwei weiteren Mitgliedern. Der/die Vorsitzende des Schlichtungsausschusses wird auf Vorschlag des/der Vorsitzenden des Lenkungsgremiums der Zertifizierungsstelle vom Lenkungsgremium berufen. Er/sie muss über die Befähigung zum Richteramt verfügen und darf weder mit ZDH-ZERT noch dem/der Beschwerdeführer/in verbunden sein. Die beiden weiteren Mitglieder des Schlichtungsausschusses werden vom / von der Vorsitzenden des Lenkungsgremiums in Einvernehmen mit dem/der Beschwerdeführer/-in berufen, wobei eines der beiden Mitglieder des Schlichtungsausschusses unmittelbar aus den Reihen des Lenkungsgremiums berufen werden muss. Der/die Vorsitzende des Lenkungsgremiums kann weitere Mitglieder des Schlichtungsausschusses berufen, um im Falle etwaiger Besetzungsrügen Ersatzmitglieder benennen zu können.
2. Die Mitglieder des Vorstands von ZDH-ZERT e.V. oder des Aufsichtsrats der ZDH-ZERT GmbH, der/die Geschäftsführer/-in der ZDH-ZERT GmbH, der/die Leiter/-in der Zertifizierungsstelle, sein/-e Stellvertreter/-in sowie die Mitglieder des betreffenden Zertifizierungsausschusses der Zertifizierungsstelle dürfen nicht Mitglieder des Schlichtungsausschusses sein.

III. Anrufung des Schlichtungsausschusses

Der Schlichtungsausschuss kann zur Entscheidung über Streitigkeiten bezüglich des Zertifizierungsverfahrens angerufen werden, sofern der Streitfall nicht im Wege des Vorentscheids durch den/die Leiter/-in der Zertifizierungsstelle beigelegt werden kann.

1. Das Vorentscheidverfahren kann im Einvernehmen zwischen den beteiligten Parteien vor Durchführung eines förmlichen Schlichtungsverfahrens nach folgenden Regelungen durchgeführt werden:
   Bei Vorliegen einer Beschwerde veranlasst der/die Leiter/-in der Zertifizierungsstelle eine Vorabklärung bezüglich der grundsätzlichen Berechtigung der Beschwerde gemäß der Schlichtungsordnung.
   Der Vorentscheid wird in der Weise herbeigeführt, dass der/die Leiter/-in der Zertifizierungsstelle und – falls der Schwerpunkt der Beschwerde dessen/deren Tätigkeit betrifft – mit dem/der betreffenden Begutachtungsteamleiter/-in die Beschwerde vorab erörtert. Wird die behandelte Beschwerde als berechtigt beurteilt, so wird der/die Beschwerdeführer/-in über die Begründung dieses Entscheides durch die Zertifizierungsstelle schriftlich informiert. Der/die Leiter/-in der Zertifizierungsstelle leitet Korrekturmaßnahmen ein. Vom/vor Leiter/-in der Zertifizierungsstelle ist die Dokumentation zu Beschwerden in der betreffenden Auftragsakte komplett zu führen und aufzubewahren.
2. Soweit das Vorentscheidverfahren von den Parteien nicht einvernehmlich gewünscht oder aber nicht den erhofften Schlichtungserfolg erbracht hat, kann der Schlichtungsausschuss sowohl vom / von der Beschwerdeführer/-in als auch von der Zertifizierungsstelle angerufen werden. Die Beschwerden sind an das Lenkungsgremium der Zertifizierungsstelle zu richten. Dieses hat zur Einleitung eines Schlichtungsverfahrens den Schlichtungsausschuss zu konstituieren und den/die Vorsitzende/-n des Schlichtungsausschusses mit der Durchführung eines förmlichen Schlichtungsverfahrens zu beauftragen.

IV. Verfahren vor dem Schlichtungsausschuss

1. Verfahrensdauer
   Zwischen der Anrufung des Schlichtungsausschusses und dessen Beschwerdebehandlung im Rahmen einer mündlichen Verhandlung (vgl. unten IV. 4.) dürfen nicht mehr als vier Kalenderwochen verstreichen. Die Entscheidung ist nach Schluss der mündlichen Verhandlung, d. h. spätestens innerhalb von 14 Tagen nach Durchführung der mündlichen Verhandlung, zu fällen.
2. Einberufung
   Im Falle der Anrufung des Schlichtungsausschusses erfolgt dessen Einberufung durch den/die Vorsitzende/-n des Schlichtungsausschusses. Er/sie hat den Mitgliedern des Schlichtungsausschusses und den Streitparteien spätestens sieben Tage vor dem anzuberaumenden Sitzungstermin die Ladung unter Benennung der Mitglieder des Schlichtungsausschusses zuzustellen. In der Ladung muss ein Hinweis auf die Möglichkeit des Einspruchs betreffend der Besetzung des Schlichtungsausschusses enthalten sein. Zur Vorbereitung auf den Sitzungstermin ist der Ladung je eine Kopie der Beschwerdeschrift sowie – soweit es um einen konkreten Zertifizierungsvorgang geht – die Kundenakte der Zertifizierungsstelle über den fraglichen Zertifizierungsvorgang beizufügen.
3. Besetzungsrüge
   Im Falle des Einspruchs über die Besetzung des Schlichtungsausschusses hat der/die Vorsitzende des Schlichtungsausschusses dem/der Einspruchsführer/-in einen Vorschlag zur Ergänzung des Schlichtungsausschusses im Einzelfall zur Abhilfe der Besetzungsrüge zu unterbreiten. Falls der/die Einspruchsführer/-in damit nicht einverstanden ist, entscheidet das Lenkungsgremium kurzfristig über die verbindliche Besetzung des Schlichtungsausschusses unter Berücksichtigung des Einspruches für das laufende Beschwerdeverfahren.
4. Verhandlung
   Der Schlichtungsausschuss berät über die Streitigkeit im Rahmen einer mündlichen Verhandlung. In dieser Verhandlung erhalten die Streitparteien Gelegenheit, ihre Sichtweise des Sachverhaltes darzulegen und ihre Anträge zu begründen. Auf Antrag der Parteien können – soweit dies zur Klärung des Sachverhaltes aus Sicht des Schlichtungsausschusses erforderlich erscheint – Beweise erhoben werden. Die Vorschriften über die Zulässigkeit von Beweisen gemäß der Zivilprozessordnung (ZPO) gelten entsprechend.
5. Beschlussfähigkeit
   Der Schlichtungsausschuss ist nur beschlussfähig, wenn alle Mitglieder des Schlichtungsausschusses anwesend sind. Bei längerfristiger Verhinderung eines Mitgliedes des Schlichtungsausschusses ist vom Lenkungsgremium für die Dauer der Verhinderung vorübergehend ein/-e Stellvertreter/-in, bei dauerhafter Verhinderung hingegen ein Ersatzmitglied zu berufen.
6. Protokoll
   Über die Verhandlung vor dem Schlichtungsausschuss ist im Anschluss daran ein Sitzungsprotokoll anzufertigen, welches vom /von der Vorsitzenden des Schlichtungsausschusses unterzeichnet und den Parteien des Beschwerdeverfahrens zugestellt werden muss.
7. Allgemeine Verfahrensgrundsätze
   Die Verfahrensgrundsätze des schiedsgerichtlichen Verfahrens nach der ZPO gelten – soweit diese Schlichtungsordnung keine gesonderten Regelungen beinhaltet – entsprechend

V. Entscheidung

Der Schlichtungsausschuss trifft nach Durchführung der mündlichen Verhandlung eine verbindliche Entscheidung über die anhängige Beschwerde (vgl. oben IV. 1.). Diese Entscheidung ist dem/der Vorsitzenden des Lenkungsgremiums unverzüglich bekanntzugeben.
Die Entscheidung des Schlichtungsausschusses ist mit einer schriftlichen Begründung zu versehen. In begründeten Ausnahmefällen kann die Begründung der Entscheidung des Schlichtungsausschusses dem Lenkungsgremium nachträglich mitgeteilt werden. Der/die Vorsitzende des Lenkungsgremiums teilt nach Erhalt der Entscheidung des Schlichtungsausschusses den Streitparteien das Ergebnis des Schlichtungsverfahrens schriftlich mit. Sofern eine Begründung des Schlichtungsspruchs durch den Schlichtungsausschuss der Entscheidungsmitteilung im Ausnahmefall noch nicht beigefügt war, weist er/sie die Streitparteien hierauf gesondert hin. In einem solchen Falle hat der/die Vorsitzende des Lenkungsgremiums dafür Sorge zu tragen, dass die Begründung der Schlichtungsentscheidung spätestens innerhalb einer weiteren Frist von vier Wochen vom Schlichtungsausschuss erarbeitet und dem Lenkungsgremium vorgelegt wird. Nach Erhalt der schriftlichen Begründung hat der/die Vorsitzende des Lenkungsgremiums die Streitparteien über den Inhalt der Begründung schriftlich in Kenntnis zu setzen.

VI. Beschwerde bei der DAkkS

Sofern die Streitparteien mit der Entscheidung des Schlichtungsausschusses nicht einverstanden sind, können sie eine entsprechende Beschwerde bei der Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) einreichen. Maßgebend für ein solches eventuelles weiteres Verfahren ist das Beschwerdeverfahren der DAkkS.

VII. Vertraulichkeitserklärung für die Mitglieder des Schlichtungsausschusses der Zertifizierungsstelle von ZDH-ZERT

Die Mitglieder des Schlichtungsausschusses sind bezüglich aller ihnen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit bekanntgewordenen Fakten und Zusammen-hänge zur strikten Vertraulichkeit verpflichtet, sofern gesetzlich nicht anderweitig angeordnet. Diese Vertraulichkeitspflicht gilt auch nach Ausscheiden aus dem Schlichtungsausschuss fort.

VIII. Aufwandsentschädigung

Die Mitglieder des Schlichtungsausschusses erhalten eine Entschädigung für Aufwand und angefallene Reisekosten nach Maßgabe der entsprechenden Regelung für die Lenkungsgremiumsmitglieder gemäß der Lenkungsgremiumsordnung.

Stand: August 2022